European Group for Organizational Studies

Kunde seit 2008
EGOS ist eine wissenschaftliche Vereinigung, die sich zum Ziel gesetzt hat, das theoretische und/oder empirische Wissen über Organisationen, das Organisieren und die Kontexte, in denen Organisationen agieren, zu erweitern. In jedem Juli findet das jährliche Colloquium mit rund 2.500 Teilnehmern zumeist an einer europäischen Universität statt.
Website

Website Relaunch

Ziel war es die Wissenschaftervereinigung EGOS übersichtlich und transparent darzustellen. Dazu wurde die Website 2019 zuletzt optisch und inhaltlich überarbeitet. Die Website besteht aus einem allgemeinen Teil über die Organisation selbst und über Informationen zum jährlichen Colloquium.Jedes Mitglied hat Zugriff auf einen personalisierten Bereich, in dem sie über Fristen, Abgaben und den Stand eines Papers informiert wird. Die Mitgliedschaft kann verlängert werden, Zahlungsbestätigungen bzw. Bestätigungen für die Teilnahme an einer Konferenz können direkt heruntergeladen werden. Ergänzt wird das Angebot über eine auf die Bedürfnisse der Konferenz zugeschnittene App (iOS und Android).

Herausforderungen

EIm Zentrum steht die Verwaltung der Mitglieder, die zumeist nicht nur an einer Universität lehren und forschen und so über viele Kontakte verfügen. Hier wird über verschiedene Strategien versucht Dubletten zu vermeiden. Darüber hinaus mussten für viele verschiedene Nutzergruppen (Sekretariar, Local Organizer, Convenor, Full Member, Registered User) unterschiedliche Bereiche und Berechtigungen entwickelt werden.
CRM / Kontaktverwaltung

EGOS Mitglieder-Verwaltung

Verwaltung aller Personen rund um die Wissenschaftervereinigung EGOS. Von der Registrierung bis zur Bezahlung der Jahresmitgliedschaft werden alle Personen in der zentralen webbasierten Verwaltung organisiert. Wissenschafter:innen können jederzeit Mitglied der European Group of Organizational Studies werden. Da nur aktive Mitglieder an der jährlichen Konferenz teilnehmen können, ist eine Überprüfung der Gültigkeit zum Zeitpunkt der Konferenz wichtiger Bestandteil der Applikation. Als Payment Provider wurde Saferpay angebunden. Alle Bestätigungen und Rechnungen werden automatisch erstellt und versendet. Verschiedene Arbeitsabläufe wurden integriert, wie z.B. die Überprüfung, ob jemand ein Anrecht auf eine vergünstigte Mitgliedschaft hat.
Konferenzverwaltung

Konferenz Organisation

  • Einreichung von Themenvorschlägen (sub-themes)
  • Einreichung der "Short-Paper"
  • Online Interface zur Beurteilung der "Short-Paper" durch Convenor
  • Kommunikation mit den Autoren über Mitgliederbereich
  • Weiterleitung von Short-Papers zu andern Sub-themes über Pool
  • Akzeptanz oder Ablehnung von Papers über automatischen Versand
  • Aktualisierung der Short-Paper durch Full-Paper
  • Erinnerungsfunktionen
  • Räumliche und zeitliche Organisation Planung der Konferenz
Konferenz Registrierung

Konferenz Registrierung inkl. Check-In

Neben der Anmeldung unterstützt die JART Registrierung den lokalen PCO bei Ablauf und Organisation der Konferenz als auch bei der Betreuung jedes einzelnen Mitglieds.
Dazu zählen im Detail:
  • Registrierung für vollzahlende Mitglieder
  • Registrierung für Mitglieder mit Ermässigungen
  • Anmeldung über TANs für Teilnehmer mit Sonderkonditionen
  • Anmeldung für Online Teilnahme spezieller Hybrid-Themen
  • Anmeldung zu kostenpflichtigen Zusatzveranstaltungen wie Dinner und Party
  • Anmeldung zu Sonderveranstaltungen wie Sub-Plenaries
  • Maßnahmen, um doppelte Registrierungen zu verhindern
  • Bekanntgabe von speziellen Bedürfnisse wie Unterstützung für Menschen mit Hör-, Seh- oder Mobilitätseinschränkungen
  • Unverträglichkeiten und Intoleranzen
  • Hinweise wie man sich Entscheidungen auf die Nachhaltigkeit der Konferenz auswirken
  • Vor-Ort Registrierung
  • Ausstellung von Batches
  • Anbindung Zahlungsanbieter
  • Automatische Rechnungserstellung
  • Kontingentierung einzelner Angebote
  • Einlass-System mittels mobilen QR-Scannern
  • Automatischer Versand bzw. Download von Teilnahmebestätigungen
  • Konferenz-Statistiken
App

EGOS Konferenz App

Neben News und Alerts für wichtige Informationen während der Konferenz, haben aktiven Mitgliedern über die App während der Konferenz mit anderen Teilnehmern über einen Chat in Kontakt zu treten und zu schauen, ob diese persönlich an der Konferenz teilnehmen. User finden über interaktive Karte den direkten Weg zu den Veranstaltungsorten und Räumen.

Die App wure auf Basis des JART Frameworks und Apache Cordova umgesetzt, verfügt über eine direkter Datenanbindung an die Mitgliederverwaltung, die Online-Registrierung für die Konferenz, sowie die Konferenz Registrierung vor Ort.

Herausforderungen

Verwaltung von personalisierten Push-Notifications für Besucher für kurzfristige Änderungen. So können auch nur bestimmte User oder Usergruppen verständigt werden.